Aunque va a oleadas, el cuadro de mando, dashboard, control desk, cockpit console, indicator panel, tableau d’abord y los 300 sinónimos correspondientes, nos prometen darnos las riendas del negocio, pero se les olvida meter una coletilla a la promesa: siempre que elijan bien los KPIs y ahí radica la clave del tema.
La tecnología de gestión de datos ha evolucionado tanto en los últimos años, tanto desde el punto de vista hardware como software que se entremezcla los básicos y no le acabamos de prestar la atención suficiente a qué incluir. El colmo del absurdo es cuando esperamos que la empresa informática que nos instale la tecnología también nos proponga o directamente decida por nosotros las métricas y los KPIs del cuadro de mando. Esa es nuestra decisión y si no tenemos claro qué métricas con sus KPIs gestionar, el que pasa por allí no nos va a ayudar. Personalmente, siempre les comento a mis clientes que se trata de hacerle preguntas al sistema para que nos responda sobre lo que queremos saber, si no sabemos qué preguntarle tenemos un problema, pero no perdamos tiempo y dinero con un cuadro de mando porque no nos va a ayudar.
Por otra parte, necesitamos diferenciar las métricas de los KPIs ya que en muchas conversaciones se entremezclan ambos conceptos como si fuera lo mismo y no lo son, aunque en ciertas circunstancias y negocios puedan coincidir. Generalmente, no todas las métricas pueden ser consideradas KPIs, sin embargo todos los KPIs son métricas. Así como las métricas indican el avance de una variable fundamental en una empresa (nivel de ventas, por ejemplo) el KPI no dirá cuál es el nivel de logro de la cuota de ventas. En la ciencia de la salud pasa lo mismo, hay muchas variables que seguir y un grupo menor sobre las que les ponen límites máximos y mínimos para chequear periódicamente.
En el seguimiento de los precios y sus amigos -el coste, descuentos, el margen y el beneficio- también sucede. Hay que determinar las métricas sobre las que se obtendrán las medidas (tampoco confundir las métricas con las medidas) y posteriormente los KPIs que nos aportarán la situación de la empresa sobre los objetivos marcados que, en este caso, versarán sobre los precios y sus ya comentados partners, su evolución, rangos de aceptabilidad y diferenciando las diferentes unidades operativas de la empresa, desde el comercial hasta las divisiones, pasando por zonas geográficas, etcétera.
Lo importante con esta herramienta -cuadro de mando- es conocer que variables/métricas necesitamos seguir y conocer y qué KPIs nos marcan la inmediata actuación, ambas deben responder a las preguntas que nos gustaría hacer al oráculo para gestionar mejor. Aquí esta la clave.
