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Por qué en las economías más avanzadas se ha generalizado las RFPs (Request For Proposal)

La RFP es la invitación a participar en la operación que envían a los proveedores que creen oportunos, con mayor o menor generalización según el tipo de proyecto. Se trata de un estudio de lo que hace falta a una empresa para un propósito determinado y tras su análisis se saca como un concurso privado al que hay que ajustarse en las peticiones y a partir de ahí se compite en precio, siempre y cuando el cumplimiento de las especificaciones del concurso sean creíbles. Otras consideraciones como la marca, experiencia, casos de éxito, innovación, soporte, implantación geográfica, entrega, etcétera. Poco a poco, este hábito se ha ido generalizando entre las grandes empresas y la tendencia es ir hacia la parte de abajo de la pirámide. Algunos de ellos generan la creación de UTEs -o como se llamen en cada lugar- a base de la unión temporal de muchos profesionales con experiencia demostrables.

La cuestión del post es por qué se inició este procedimiento en el que el potencial comprador estructura la oferta sin dejar que sea el proveedor el que entienda el problema y proponga una solución. La razón es que las propuestas no están estructuradas pensando en el valor para el cliente ni en los resultados a obtener, como consecuencia, el solicitante estructura lo que quiere pensando en el máximo valor sin arriesgarse a que nadie les proponga ni les cuente cómo maximizarán su retorno.

El problema está en que para eso se necesita bastantes recursos y las pymes no los tienen en esa medida, por lo que sería conveniente que las pymes adoptarán una postura iterativa para plantear y explicar al cliente el valor de su propuesta.

Por último, este formato les determinaría un precio basado en el valor, no teniendo que hacer así descuentos como si el mañana no fuera a existir.

Las RFPs, incluyen una parte que llaman Statement Of Work (SOW), en la que se define el alcance, los servicios a incluir, los entregables, el soporte en el proyecto, las tareas a realizar por las partes y el horizonte temporal.

Nosotros escuchamos al potencial cliente que expresa sus necesidades de una forma poco estructurada, con lo que hemos entendido tendríamos que hacer un análisis adecuado pero como los clientes no lo pagan a priori, hacemos una oferta que se ajusta en un porcentaje con frecuencia bajo y le ponemos un precio sin relación con el valor. El cliente no acaba de comprender la oferta y ante esa situación intenta quitarse los miedos rebajando el precio. Otra variante, es la que se oferta a un precio por debajo de lo debido y más tarde -a mitad del proyecto- se le dice al cliente que el trabajo real es superior a lo que se contrató.

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